Die elektronische Akte

Die elektronische Akte ist bei allen Senaten in Stuttgart seit dem 18. Juli 2018 und bei den Senaten in Freiburg seit dem 16. Oktober 2018 im Einsatz. Damit hat das Finanzgericht Baden-Württemberg als bundesweit erste Gerichtsbarkeit die verbindliche elektronische Akte im Echteinsatz.

Im Volksmund heißt es: „Aller Anfang ist schwer.“ Daher hatten zunächst nur vier Pilotsenate, die Senate 1, 5, 8 und 10, am 31. Juli 2017 mit der verbindlichen elektronischen Akte begonnen und die neu entwickelte Software als auch die technische Ausstattung und die gerichtsinterne Organisation getestet. Die Erfahrungen der Pilotsenate waren für eine Optimierung der Arbeitsabläufe hilfreich. Bedingt durch das gestufte Vorgehen bei der Einführung der elektronischen Akte, gibt es unterschiedliche Erfahrungs- und Wissensstände. Ein Erfahrungsaustausch erfolgt bei internen Veranstaltungen.

Verbindliche elektronische Akte bedeutet, dass Akten, die ab dem jeweiligen Stichtag neu angelegt wurden und werden, elektronisch zu führen sind (Stichtagsprinzip). Stichtag für die Senate 1, 5, 8 und 10 sind der 31. Juli 2017, für die übrigen Senate in Stuttgart der 18. Juli 2018 und für die Senate in Freiburg der 16. Oktober 2018. Allein die elektronische Akte ist seitdem für die gerichtlichen Verfahren maßgeblich.  

Alle vor dem jeweiligen Stichtag angelegten Akten bleiben in Papierform und werden in dieser Form fortgeführt.

Damit kommt es für eine Übergangszeit zu einem Nebeneinander von elektronischen Akten und solchen in Papierform. Schrittweise werden die elektronischen Akten die Akten in Papierform ersetzen. 

Eine elektronische Akte bedeutet nicht, dass alle von den Beteiligten vorgelegten Akten eingescannt und elektronisch zur Verfügung stehen werden. So werden zum Beispiel die Akten eines beklagten Finanzamts weiterhin in Papierform eingereicht und bei der Fallbearbeitung diese Papierakten herangezogen werden. Die umfangreichen Akten des Finanzamts werden grundsätzlich nicht eingescannt.

Es gibt zwar seit 2018 ein Scanprojekt. Dieses soll ermöglichen, in Papier eingereichte Schriftsätze und Akten einzuscannen, damit auch diese elektronisch zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. Doch die Akten eines Finanzamts sind zu umfangreich. Eingescannt werden vor allem Schriftsätze und beigefügte Unterlagen. Um die Scanarbeit zu erleichtern, sollten Unterlagen nicht geheftet werden.

§ 52b der Finanzgerichtsordnung (FGO) sieht vor, dass die Prozessakten elektronisch geführt werden können. Die Bildung elektronischer Akten regelt die Verordnung des Justizministeriums zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten ( eAktVO )

§ 5 eAktVO normiert Datenschutz und Datensicherheit und stellt sicher, dass das Justizministerium dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes ergreift. 

Besonderheiten werden sich zum Beispiel auch bei der Akteneinsicht ergeben. Möglich ist ein Einblick in die elektronische Akte. Soweit die Akten noch in Papierform vorhanden sind, wird ein Gang zum Finanzgericht, einem anderen Gericht oder einer Behörde vorerst nicht entbehrlich werden. Papierakten werden grundsätzlich nicht den Beteiligten übersandt. Einzelheiten zur Akteneinsicht finden Sie unter eJustice Portal - Akteneinsicht und -austausch.

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